Ha egy munkatárs távozik a cégtől, nemcsak az állíthat minket megoldandó feladat elé, hogy megtaláljuk és betanítsuk az utódját, hanem bizony informatikai értelemben is lesz néhány olyan feladatunk, amelyeket nem bliccelhetünk el – lássuk most ezeket.

Egy távozó kolléga utolsó munkanapján nyilván az is kérdés, hogyan köszönjünk el tőle (mikor legyen például a búcsúbuli, és mit kapjon ajándékba a munkatársaktól). De ezen kívül informatikai téren is számos feladat elé állít minket a távozása, amiket el kell intézni – egy részét az ő közreműködésével, az utolsó munkanapján –, más részét pedig a kilépése után. Nézzük át most együtt ezek közül a legfontosabbakat.

Mi mindent kell megtennünk egy kolléga távozása esetén?

Azt talán mondanunk sem kell, hogy az utolsó munkanap végén meg kell szüntetni a kilépő kolléga hozzáférését a céges rendszerekhez, adatokhoz. Érdemes végigmenni minden rendszeren, amit használhatott, és utolsó munkanapja végén megvonni tőle a jogosultságokat. A végén egy gyors ellenőrzés sem árt, hogy nem maradt-e ki semmi.

A nagy kérdés sok cégnél az, hogy mi legyen a távozó munkatársunk e-mail címével. Jó módszer lehet, ha átirányítjuk egy olyan kollégához, aki ugyanazon, vagy nagyon hasonló területen dolgozik. Ha már megvan, ki örökli meg a pozíciót, természetesen hozzá is át lehet irányítani a leveleket. Archiváljuk is, de ne töröljük a fiókot, hátha szükség lesz még rá.

Természetesen beállíthatunk az e-mailre egy automatikus választ is. Ebben legyen benne, hogy a munkatársunk már nem dolgozik nálunk, de tudassuk azt is a levélíróval, hogy mostantól kit lehet keresni a cégnél.

Sok cégnél bevált az is, hogy a partnereket előre tájékoztatják a változásról, és megadják egy új kapcsolattartó nevét és elérhetőségeit.

Mi legyen a régi kolléga gépével? Mentsük le róla az adatokat, majd telepítsük újra, hogy a pozícióra felvett új munkatárs gyorsan és könnyen használatba tudja venni.

Ezen kívül érdemes időről időre megváltoztatni a sokak által ismert jelszavakat, kapukódot, és minden olyan belépési adatot, amivel valaki visszaélhet, így még nagyobb biztonságban tudhatjuk a céget, illetve az ott kezelt és tárolt adatokat.